Bedeutung des Zeitmanagements
Ob du auch dieses Gefühl haben wirst, wenn der Tag der Arbeit beendet ist, fühlst du dich, dass der Tag sehr müde ist und keine Ruhe hat, aber wenn du zurückdenkst, weißt du nicht, was du am Tag beschäftigt hast, noch weniger, was du heute gewonnen hast, das Gefühl, dass der Tag vergangen ist, alle beschäftigt sind. Die Zeit ist vergangen, aber wir haben diesen Tag sinnlos verloren und nichts gewonnen.
Dies liegt daran, dass wir kein Planungsmanagement und Arbeitspläne haben, was zu einer Zeitverschwendung führt. Hier geht es um das Konzept des Zeitmanagements. Nur wenn Sie lernen, Zeit zu verwalten und Zeit für Arbeit und Leben zu planen, können Sie die Verschwendung von Zeit effektiv reduzieren und Ihr Leben sinnvoller machen.
2. Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist die flexible und effektive Nutzung der Zeit durch die Vorplanung und Anwendung bestimmter Techniken, Methoden und Werkzeuge, um die Ziele einer Person oder Organisation zu erreichen. Die am häufigsten verwendeten Methoden des Zeitmanagements sind die Vier-Quadrant-Regel und die Tomaten-Methode.
2.1 Das Gesetz der Vier Quadrante
Das Vier-Quadrant-Gesetz stammt aus dem "Vier-Quadrant-Gesetz" (auch bekannt als "Eisenhower-Gesetz" oder "Kreuzgesetz") von General Eisenhower.
Eisenhowers Kreuzzeitplan ist gekennzeichnet durch: Zeichnen Sie ein Kreuz und teilen Sie es in vier Quadrante, die wichtig und dringend sind, wichtig und nicht dringend, nicht wichtig und nicht dringend, legen Sie alles ein, was Sie tun möchten, und dann tuen Sie zuerst die wichtigsten und dringendsten Dinge in diesem Quadranten, so dass sich die Arbeitsproduktivität von Eisenhower erheblich verbessert hat. Dies war ein sehr gutes Gespräch für amerikanische Erfolgswissenschaftler.
Das Vier-Quadrant-Gesetz ist eine Theorie des Zeitmanagements, in der eine wichtige Idee besteht: Die Hauptaufmerksamkeit und die Zeit sollten sich auf die Bearbeitung wichtiger, aber nicht dringender Aufgaben konzentrieren, um Vorbeugung zu ermöglichen.
In der täglichen Arbeit der Menschen gibt es oft die Möglichkeit, etwas gut zu planen und zu erledigen. Aber oft nicht rechtzeitig, was im Laufe der Zeit zu einer Verschlechterung der Qualität der Arbeit führt.
Daher ist es notwendig, die Hauptaufmerksamkeit auf wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten dieses "Quadranten" zu konzentrieren. Um sich hauptsächlich auf wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten zu konzentrieren, ist eine gute Zeitplanung erforderlich. Eine gute Möglichkeit ist eine Reservierung zu erstellen. Wenn Sie einen Termin einrichten, wird Ihre Zeit nicht von anderen besetzt und Sie arbeiten effektiv.
2.1.1 Grenzen
Erster Quadrant:Dieser Quadrant enthält etwas Dringliches und Wichtiges, eine Art von Dingen, die die Dringlichkeit der Zeit und die Wichtigkeit der Auswirkungen haben, die nicht vermieden oder verzögert werden können und die zuerst behandelt werden müssen. Es manifestiert sich in Verhandlungen über wichtige Projekte, wichtige Konferenzen usw.
Zweiter Quadrant:Diese beiden Quadranten unterscheiden sich vom ersten Quadranten, das Ereignis dieses Quadranten hat keine zeitliche Dringlichkeit, aber es hat einen großen Einfluss auf die Existenz und Entwicklung von Einzelpersonen oder Unternehmen sowie die Aufbau und Erhaltung der Umgebung.
Dritter Quadrant:Der dritte Quadrant enthält Ereignisse, die dringend, aber nicht wichtig sind, die dringend, aber nicht wichtig sind, so dass die Ereignisse in diesem Quadrant sehr betrügerisch sind. Viele Menschen erkennen, dass es Missverständnisse gibt und denken, dass dringende Dinge wichtig erscheinen, in der Tat sind Ereignisse wie unnötige Telefonanrufe, die Erwartungen anderer zu erfüllen und Mahjong zu spielen nicht wichtig. Diese unwichtigen Ereignisse nehmen oft viel wertvolle Zeit in Anspruch, weil sie dringend sind.
Vierter Quadrant:Die Ereignisse des vierten Quadranten sind meist triviale Dinge, ohne die Dringlichkeit der Zeit, ohne Bedeutung, und diese Verbindung mit der Zeit ist rein Zeit zu ersticken, ist eine Verschwendung des Lebens. Entspannen, im Internet surfen, plaudern, wandern, das ist der Lebensstil von Menschen, die den ganzen Tag über nichts tun.
[Fall] Vorbereitung vor Regen, das ist ein altes Sprichwort in unserem Land, das bedeutet, dass die Türen und Fenster des Hauses vor dem Regen oder wenn es nicht regnet, zuerst repariert werden müssen, um zu verhindern, dass es regnet, wenn es regnet. Wenn es nicht regnet, muss man sich nicht eilen, die Türen und Fenster zu reparieren, es ist keine dringende Angelegenheit, die Türen und Fenster zu reparieren. Ein regnfreies Haus ist für regnerische Tage absolut wichtig, und dies wird vorbereitet, wenn es nicht regnet, um sicherzustellen, dass der Arbeitsablauf auch an regnerischen Tagen nicht beeinträchtigt wird.
Fallstudie: Rainless Proactive ist eine Bildbeschreibung des Ereignismanagements im zweiten Quadrant. Viele wichtige Aufgaben im Leben und in der Arbeit müssen vorbereitet werden, bevor Ereignisse auftreten, weshalb Sie Pläne erstellen. Das Ziel der Planung ist es, die wichtigen und nicht dringenden Dinge effizient nach Abteilung zu erledigen. Also lernen Sie, wie Sie planen und sich vorbereiten. Planung, Vorbereitung, Lernen, Ausbildung und andere Dinge sind wichtige Präventionsmaßnahmen oder wichtige Reserven.
2.1.2 Beziehungen
Priorisierung des ersten Quadranten:Zunächst müssen Sie genaue Urteilsvermögen haben, um festzustellen, dass es sowohl dringend als auch wichtig ist, und dann zu priorisieren.
Unterscheidung zwischen drei Quadranten:Der erste Quadrant und der dritte Quadrant sind schwer zu unterscheiden, der dritte Quadrant ist der größte Betrüger für die Menschen, und die Tatsache, dass er dringend ist, verursacht die Illusion seiner Wichtigkeit, die die Menschen viel Zeit aufbraucht. Es ist schwierig, die beiden Quadrante aufgrund der Notwendigkeit zu unterscheiden, und um sie zu unterscheiden, muss man anhand eines anderen Kriteriums sehen, ob die Angelegenheit wichtig ist. Das heißt, die Bedeutung dieser Angelegenheit an ihren Lebenszielen und Lebensplänen zu messen. Wenn es wichtig ist, gehört es zum Inhalt des ersten Quadranten; Wenn es nicht wichtig ist, gehört es zum Inhalt des dritten Quadranten.
Investitionen im zweiten Quadrant:Die Dinge des ersten Quadranten sind wichtig und dringend, und die Leute können es oft aus Zeitgründen nicht gut machen. Die Dinge im zweiten Quadrant sind wichtig, und es wird genügend Zeit geben, sich vorzubereiten, genügend Zeit zu tun. Im zweiten Quadrant ist die Rendite der Investition am größten.
Ausgang aus dem vierten Quadrant:Der dritte Quadrant mit einer Illusion fällt oft in den vierten Quadrant, weil seine Notwendigkeit es den Menschen oft schwierig macht, sich zu entfernen. Zum Beispiel, wenn Sie Mahjong spielen, ist es schwer zu entkommen, solange Sie spielen, und es dauert eine lange Zeit, um das Ergebnis zu erzielen. Die Dinge des ersten Quadranten müssen zuerst getan werden, die Dinge des dritten Quadranten werden die Menschen nicht tun. Die Dinge im vierten Quadrant sind sinnlos, aber schwierig, daher muss man versuchen, aus dem vierten Quadrant zu kommen.
2.1.3 Strategie
Tun Sie sofort:Wenn du immer etwas dringendes und wichtiges zu tun hast, was bedeutet, dass du ein Problem mit dem Zeitmanagement hast, versuche es zu reduzieren.
Planen Sie:Verbringen Sie so viel Zeit wie möglich mit wichtigen, aber nicht dringenden Dingen (zweiter Quadrant), um die Arbeitsbelastung im ersten Quadrant zu reduzieren.
Erlaubnis zu tun:Das Prinzip des Umgangs mit dringenden, aber nicht wichtigen Dingen besteht darin, andere zu autorisieren.
Reduzieren Sie tun:Nicht wichtige und nicht dringende Dinge möglichst wenig tun.
2.2 Arbeitsweise für Tomaten
Die Tomato-Methode ist eine einfache und praktische Methode des Zeitmanagements, die 1992 von Francisco Cirillo gegründet wurde und eine mikroskopischere Methode des Zeitmanagements im Vergleich zu GTD ist.
Verwenden Sie die Tomaten-Methode, wählen Sie eine zu erledigende Aufgabe aus, setzen Sie die Tomaten-Zeit auf 25 Minuten, konzentrieren Sie sich auf die Arbeit und machen Sie auf halbem Weg nichts, was nicht mit der Aufgabe zu tun hat, bis die Tomaten-Uhr klingelt, zeichnen Sie dann ein X auf dem Papier und machen Sie eine kurze Pause (nur 5 Minuten) und alle 4 Tomaten-Stunden eine weitere Pause.
Die Methode der Tomaten-Arbeit verbessert die Effizienz der Arbeit erheblich und gibt ein unerwartetes Gefühl von Erfolg.
2.2.1 Grundsätze
Eine Tomatenzeit (25 Minuten) ist unteilbar: Es gibt keine Hälfte oder eine Hälfte Tomatenzeit.
Wenn in einer Tomatenzeit etwas getan wird, was nichts mit der Aufgabe zu tun hat, wird die Tomatenzeit aufgehoben.
Verwenden Sie niemals die "Tomaten-Methode" außerhalb der Arbeitszeit: Zum Beispiel: 3 Tomaten mit Ihrem Sohn spielen, 5 Tomaten angeln usw.
Vergleiche deine eigenen Tomatendaten nicht mit anderen: Die Anzahl der Tomaten bestimmt nicht den Erfolg oder Misserfolg einer Aufgabe.
5. Sie müssen einen passenden Arbeitsplan haben.
2.2.2 Praxis
Beginnen Sie jeden Tag mit der Planung mehrerer Aufgaben, die Sie heute erledigen möchten, und schreiben Sie diese Aufgaben einzeln auf eine Liste (oder auf die To-Do-Liste der Software).
Stellen Sie Ihre Tomatenuhr (Timer, Software, Wecker usw.) auf 25 Minuten ein.
Beginnen Sie mit der ersten Aufgabe, bis die Tomatenglocke klingelt oder eine Erinnerung (25 Minuten bis).
Beenden Sie die Arbeit und zeichnen Sie nach der Aufgabe in der Liste ein X.
3-5 Minuten Pause, Aktivitäten, Trinken, Bequemlichkeit usw.
Starten Sie die nächste Tomatenuhr und machen Sie die Aufgabe weiter. Führen Sie die Schleife durch, bis Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, und streichen Sie die Aufgabe aus der Liste (oder markieren Sie sie in der Software als abgeschlossen).
Nach vier Tomatenstunden 25 Minuten Pause machen.
2.2.3 Unterbrechung
Was passiert, wenn man sich plötzlich während einer Tomatenuhr an etwas erinnert?
1. Wenn es unmöglich ist, hören Sie die Tomatenuhr auf und erklären Sie sie für ungültig (auch wenn es noch fünf Minuten übrig ist), beenden Sie die Sache und starten Sie die gleiche Tomatenuhr erneut.
Wenn Sie es nicht sofort tun müssen, markieren Sie ein Komma hinter der Aufgabe in der Liste (gestört) und schreiben Sie das Ereignis in einer anderen Liste (z. B. "Ungeplante Ereignisse") und schließen Sie die Tomatenuhr ab.
2.2.4 Vorteile
Die Tomatenmethode ist eine einfache Reihe von Werkzeugen und Prozessen, deren Vorteile folgen:
1. Verringerung der Zeitangst
Erhöhung der Konzentration und Aufmerksamkeit, Verringerung der Unterbrechungen
3. Steigerung des Entscheidungsbewusstseins
Aufwecken von Motivation und dauerhafte Motivation
5. Stärkung der Entschlossenheit, Ziele zu erreichen
6. Verbesserung des Prognoseprozesses, präzise Qualitätssicherung
7. Verbesserung des Lernprozesses
8. Stärkung der Entschlossenheit
Unterschied zwischen To Do und Zeitplan
3.1 Der Zeitplan
Es ist etwas, was du tun musst, und der Regen kann deine Schritte nicht stoppen. Es hat gleichzeitig zwei Bedingungen:
Es gibt einen bestimmten Zeitpunkt: zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem bestimmten Jahr, in einem bestimmten Monat.
Du hast diese Sache nicht allein erledigt und brauchst die Zusammenarbeit anderer Menschen oder Dinge. Zum Beispiel haben Sie einen Termin für A am Mittwoch um 15 Uhr, und das ist ein Zeitplan. Sie müssen am Donnerstag um 8 Uhr mit dem Zug fahren, das ist auch der Fahrplan.
Der Grund dafür, dass der Zeitplan etwas ist, was du tun musst, ist, dass du, sobald der Zeitplan festgelegt ist, nicht leicht den Vertrag „brechen“ kannst, da du die entsprechenden Konsequenzen tragen musst. Zum Beispiel, wenn Sie sich um 15 Uhr nicht wie vereinbart treffen und um 8 Uhr den Zug nicht einfangen, um ... die Folgen.
Wenn Sie den Zeitplan ändern möchten, ist es am besten, sich mit der anderen Person zu beraten, zum Beispiel mit A, um eine neue Zeit zu bestimmen und andere Fahrzeiten für den Zug zu überprüfen.
Daher wird der Zeitplan auch als "harte Zeit" bezeichnet - die Zeit kann nicht willkürlich angepasst werden.
3.2 Zu tun
Im engen Sinne ist es etwas, was Sie tun wollen, aber die gegenwärtigen Bedingungen fehlen, was Sie warten müssen.
Manchmal mangelt es an Zeit, wie zum Beispiel "Dinge, die ich tue, wenn ich frei bin" oder "Dinge, die ich nicht sicher bin, wann ich sie tun werde, die ich zuerst aufschreibe".
Manchmal fehlen Orte, wie zum Beispiel "Dinge zu tun, wenn Sie das nächste Mal in Peking sind";
Manchmal ist es ein Mangel an Geld, wie "Wenn ich reich bin, werde ich die Welt umreisen".
Auch die „weiche Zeit“ gehört.
Diese beiden Begriffe müssen nicht nur im Wort unterschieden werden, sondern auch im praktischen Gebrauch, zum Beispiel im Film:
Film am Samstagabend um 20:00 Uhr (Eintrittskarten gekauft): Zeitplan, in den Zeitplan aufgeschrieben.
In dieser Woche einen Film ansehen: Zu tun, auf die To-Do-Liste zu schreiben.
Verwenden Sie einen effektiven Kalender zum Zeitmanagement
Nachdem wir die grundlegenden Konzepte des Zeitmanagements, der Tomaten-Methode und des Vier-Quadranten-Gesetzes verstanden haben, verwenden wir einen effektiven Kalender (offizielle Website) zum Zeitmanagement, um die Ereignisse zu verdoppeln.
Effizienter Kalender ist eine plattformübergreifende Desktop-Kalender-Software im Win10 / Win11-Stil, die auf dem Windows-Systemkalender basiert und tiefgreifende Verbesserungen und Innovationen vornimmt, um nicht nur den Windows-Taskleiste-Uhrenkalender perfekt zu ersetzen und zu verbessern, sondern auch die Zeitverwaltung erheblich zu optimieren, die die aktuellsten KI-Fähigkeiten kombiniert, um eine Lösung für die Planung, die Aufgabenliste und die Erinnerung an Aufgaben zu bieten, die Ihnen helfen, jeden Tag effizient zu planen.
Der effektive Kalender unterstützt auch Handys (Android, iOS) und ermöglicht eine nahtlose Synchronisierung über Geräte hinweg, sodass Sie Ihren eigenen Zeitplan und Benachrichtigungen jederzeit und überall beherrschen können.
4.1 Zeitplan-Management
Effizientes Kalendermanagement bietet eine umfassende und leistungsstarke Plattform für das Kalendermanagement. Hier können Sie ganz einfach alle wichtigen Ereignisse in einer Einheit verwalten – ob es sich um bevorstehende Termine, Aufgaben, Notizen, wichtige Gedenktage, Geburtstag von Freunden und Familie, letzte Aufzeichnungen oder Abonnementskalender handelt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Ansichten, die Ihnen einen Einblick in Ihre Zeitpläne in verschiedenen Dimensionen von Liste, Tag, Woche, Monat bis Jahr ermöglichen. Und Cloud-Synchronisierung und Multi-Terminal-Erinnerungen (PC / Handy / WeChat) stellen sicher, dass Ihr Zeitplan immer mit Ihnen synchronisiert ist und jeden wichtigen Moment rechtzeitig erfasst, egal wo Sie sich befinden.
4.2 Aufgabenliste
Eine To-Do-Liste für einen effektiven Kalender ist Ihr intelligenter Assistent, um Ihre täglichen Aufgaben effizient zu verwalten. Es kombiniert die vier-Quadrant-Prioritätsansicht mit der GTD-Listenansicht (Getting Things Done), um die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeder Aufgabe klar zu erkennen. Jede Aufgabe startet eine eigene Tomatenuhr, damit Sie das perfekte Gleichgewicht zwischen Konzentration und Ruhe finden können.
Die Cloud-Synchronisierung von Daten und die Multi-Terminal-Erinnerungen machen Ihr To-Do-Management intelligenter und geordneter. Ob es sich um eine dringende Aufgabe bei der Arbeit oder ein kleines Glück im Leben handelt, ein effektiver Kalender hilft Ihnen, alles zu erledigen und Ihre To-Do-Listen zu einem einfachen Werkzeug für Ihre tägliche Navigation zu machen.
4.3 Intelligentes Zeitmanagement
Effiziente Kalender in Kombination mit dem SendToAI-Plugin nutzen modernste KI-Technologien, um Ihnen ein beispielloses Zeitplan-Management-Erlebnis zu bieten. Egal ob es sich um Text oder Bilder handelt, es erkennt und extrahiert genau Ihre Zeitverwaltungsprozesse. Wenn Sie die CapsLock-Taste länger drücken, können Sie einen Zeitplan mit Ihrer Sprache schnell erstellen und das Zeitmanagement schnell und effizient gestalten.
Darüber hinaus erstellen Sie mit KI-Technologie automatisch schöne Tages-, Wochen- oder Monatsberichte basierend auf Ihrer fertigen Aufgabenliste. Dies spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Professionalität und Schönheit Ihrer Berichterstattung.
4.4 Verbindungen zu anderen Kalenderkonten
Der effektive Kalender verfügt über eine leistungsstarke Abonnementfunktionalität, mit der Sie sich einfach mit anderen Kalendern verbinden können. Unterstützung für öffentliche Kalenderabonnemente mit WebCal-Protokoll und Unterstützung für Konten mit CalDav/Exchange-Protokoll ermöglicht eine einfache bidirektionale Synchronisierung mit Kalendern von Drittanbietern (iCloud/Outlook/Nails usw.).
Veröffentlicht am 2024-12-03
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Effiziente Kalender Windows Native Kalender Funktionsverbesserung Tool Software
